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对新疆高校图书馆业务流程管理的思考

时间:2024-04-11 09:42:59 点击:

  核心提示:   中图分类号:G251 文献标识码:A 文章编号:1003-9082(2015)07-0049-02  图书馆业务流程的起点是读者,终点也是读者。图书馆业务流程的目的一方面是方便快捷地进行...
  中图分类号:G251 文献标识码:A 文章编号:1003-9082(2015)07-0049-02
  图书馆业务流程的起点是读者,终点也是读者。图书馆业务流程的目的一方面是方便快捷地进行图书馆的工作,但更主要的则是为了满足用户、满足读者的需求。以读者服务工作为基础,以信息服务工作为重点,以用户为中心才是新时期图书馆流程管理的服务理念。
  一、高校图书馆的业务流程管理
  传统图书馆管理方式不适应图书馆新业务的管理,各个图书馆在信息技术方面花费了大量人力、物力和财力,但实际工作成效并不大,有时为适应某些技术的实现而把原本很简单的工作弄得复杂化了。
  目前高校图书馆大多是以先进的技术来适应落后的管理体制, 自动化系统的管理被禁锢在繁琐、低效的管理操作程序之中。因此, 打破以现代化技术手段去套用传统业务流程的框框, 以科学、高效、低耗、现代化的要求对传统业务流程进行重组, 是实现真正意义上的现代化高校图书馆业务流程的重要一步。
  二、新疆大学图书馆的业务流程
  新疆大学图书馆的业务流程,基本上是一个以文献为中心的直线型流程,按业务功能设置编目部、资源建设部、读者服务部、技术部、信息部、古籍部、办公室等;按服务对象,阅览室又分为学生阅览室、教师研究生阅览室;按藏书范围又分为社会科学图书借阅厅、自然科学图书借阅厅、民文图书借阅厅、外文图书借阅厅、期刊(中文、民文)报纸阅览室和外文图书、期刊阅览室、工具书检索室及古籍文献阅览室等部门。这种分工模式使得机构臃肿,管理头绪多,各部门互相之间缺少沟通,协调工作困难,使图书馆工作人员的视野得不到开阔,不仅阻碍了信息之间的交流传递,而且局限了图书管理员的工作范围。只固定于自己所做的工作,也只对自己所在岗位的业务流程熟练,不能熟悉到整个的流程,导致了在遇到问题时,不仅不能及时的解决,还要互相推卸责任。因此,图书馆工作任务的分割使管理员们在工作中缺乏合作和创新的精神,也就不能更好的发挥管理员的主动性、创造性,以至于工作效率偏低、服务质量较差。除此之外,由于图书馆部门划分较细,导致不同部门却发挥相同的作用,这对数字文献的开发利用相当不利。因此,我们需要进行业务流程的重组再造,建立新型的业务管理模式。
  三、新疆高校图书馆业务流程管理的目标和方向
  网络时代高校图书馆的主要特征,是由传统的典藏文献资料为主向文献信息的开放、存取和提供检索转变,由文献信息服务向知识服务转变。这就要求新疆高校图书馆从管理理念到组织结构,从业务内容到人员配置,从文献信息资源的组织到服务的内容和方式等业务流程进行全面的重组。
  图书馆在实施业务流程重组的过程中,必须根据图书馆的性质、特点、任务以及自动化规模的大小等实际情况来进行。推行业务流程重组的具体方式是进行图书馆内部组织结构的深度改革,其基本步骤为:确定战略目标―改变业务流程―调整责权关系―部门重组―效果评估。具体如何进行,必须在现代管理理论的指导下,依照对各单位实际情况的具体分析来建立新的组织结构和管理体制。重组一般采用以下几种形式:
  1.以组织机构为对象的重组: 信息高速公路的发展,必将打破图书馆陈旧的管理模式,加快高校图书馆文献资源管理模式的变革。图书馆应该以自动化信息处理为中心,通过改革图书馆原有的组织机构实现重组,内容包括取消、合并旧部门,划分新部门。明确新部门的权限和业务范围,协调新部门之间的关系、管理幅度和层次等,使重组的机构更好地适应自动化的发展。具体实施如下:第一,将采编部构建文献信息资源部,具体负责全馆所有入藏文献信息采集和加工,包括馆藏文献信息的建库工作。可以大胆借鉴国外经验,将分类编目加工通过招标, 由专业承包商来完成。把采购、分类、编目、数据交换合为一体,组建信息整理部,用最少的人力物力可达到相同的效果,提高工作效率。第二,将流通部书刊阅览室合并,构建文献服务部,负责馆藏文献的流通和阅览。第三,将情报、检索合并,构建信息服务部,负责各类文献信息的开发,为网络数据库和用户提供最新科技信息和专题信息,负责检索、课题查新和各种形式的网上服务。第四,将业务辅导归入办公室,负责馆际业务交流和学术交流,组织馆内工作人员业务培训和新读者入馆教育工作,同时保留行政管理职能。
  2.以技术为对象的重组:是根据自动化系统的运行与设备情况,采用新的服务方式,新的操作方法以及新的信息控制技术等进行的工作流程结构和各层人员结构的重组,包括业务流程的改造、技术规范的制定、设备的调配与更新等。
  3.以人为对象的重组:这是所有重组的基础,包括工作人员的知识水平、技术能力、服务态度以及能适应的工作性质等进行的重组,其中包括以自动化为中心的个人行为和群体行为的变革。业务流程的重组,从思想上破除传统的管理模式,使整个系统结构更加科学、合理。
  4.建立以作业流程为基础的组织形式。
  传统的图书馆采取的是以职能分工的工作体系,为部门之间人员调动及合作造成阻碍,因此建立以作业流程为基础的采访、分类、编目、典藏一体化的组织形式,成为未来图书馆作业方式.作业流程的组织方式,强调工作设计的整体性,形成灵活应变的流程体系,保证了图书馆作业流程的动态平衡。
  5.分化并重新组建业务部门。
  现代化的管理手段和管理体制在图书馆的应用,使图书馆的原有业务流程有所改变,业务流程中各个业务部门之间发生分化并重新组合。图书馆必须深化组织结构,并以此作为开展各项工作的基础,加大文献信息资源深度揭示和知识组织的服务能力。为此,必须以文献信息的整序与揭示为主要目的,进行各部门功能的最优化配置和组合,最终实现图书馆的可持续发展。

作者:甘肃论文网 来源:不详
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